26/10/2020

Assinaturas Eletrônicas de Documentos: Praticidade, Eficiência, Economia e Sustentabilidade

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A digitalização de processos e documentos avançou muito nos últimos anos. Mas em 2020, a pandemia deu um “empurrãozinho” a mais neste sistema. A tecnologia existente hoje atende todas as demandas e necessidades relacionadas ao processamento eletrônico de informações e registros de assinaturas, mas muitas empresas e órgãos públicos ainda possuem uma certa “resistência” à substituição da assinatura física pelo processo digital.

A Coprel já utiliza o sistema de assinatura digital de documentos desde maio de 2019. Em 2020, devido às recomendações de isolamento social devido à pandemia de coronavírus, o número de empresas e instituições que aderiram à assinatura eletrônica de documentos cresceu exponencialmente: bom para o meio ambiente, empresas e seus clientes.

Para realizar a assinatura eletrônica de um documento, o primeiro passo é criar uma conta em um sistema que oferece este serviço, como: D4Sign, ClickSign, DocuSign, Contraktor, AdobeSign e Certisign. Após a criação da conta, você utilizará o sistema para cadastrar o contrato a ser enviado e também as pessoas que deverão assiná-lo eletronicamente. O link para a realização da assinatura é enviado para o e-mail do signatário, que deverá seguir o passo a passo para autenticar sua identidade no sistema. Uma vez feito o cadastro na plataforma, para a realização de novas assinaturas basta inserir a senha.

Os sistemas que oferecem estes serviços possuem desde planos para pequenas empresas e empreendedores, com limite de cerca de 3 envios gratuitos mensalmente, até opções para atender a grandes corporações que possuem centenas de contratos todos os meses.

O sistema de assinatura eletrônica foi validado também para os órgãos da Administração Pública pela Lei nº 14.603, de 23 de setembro de 2020.

A tecnologia é uma grande aliada na busca pela desburocratização de processos. Menos papel significa mais economia e proteção ao meio ambiente. A digitalização proporciona mais agilidade nas tratativas e segurança na guarda de informações, que ficam armazenadas em servidores digitais e não mais em um arquivo físico. Mais praticidade, eficiência, economia e sustentabilidade para quem aproveita as vantagens e benefícios que o mundo digital proporciona.

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